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Reuniones más eficientes
 La
mayoría de las reuniones suelen ser una
total pérdida de tiempo. Para que esto no
ocurra, se puede intentar hacer que estos
encuentros laborales sean mucho más cortos y
productivos.
Para crear reuniones rápidas y efectivas
primero hay que asegurar un plan. Cómo
operar durante la reunión y a quiénes
invitar son dos cosas importantes de
considerar. No es necesario ser la persona
más importante de la sala para guiar el
momento. Se pueden crear reuniones útiles
con la simple adhesión a los siguientes
consejos:
- Crear un marco de tiempo más corto
La mejor forma de lograr que la reunión sea
más breve es organizar un tiempo limitado
para el evento. Los bomberos, por ejemplo,
se manejan muy bien con reuniones breves: en
pocos minutos ellos deben tomar decisiones
de vida o muerte para salvar personas.
Aunque que las reuniones laborales no suelen
ser tan vitales, deberían aplicarse los
mismos principios. Seguramente usted podrá
decidir cómo cambiar la navegación de su
sitio web en media hora de reunión.
En vez de programar una reunión de una hora,
intente cortarla a treinta minutos o menos.
Cuando la gente sabe que hay un tiempo
limitado para discutir y decidir, tienden a
llegar a una conclusión mucho más rápido, lo
que es bueno para todos.
- Evitar las charlas
La reunión breve puede serlo aún más si se
evita charlar al comienzo. Tal vez alguien
se compró un coche nuevo, o su hijo ha
ganado un premio escolar, pero este tipo de
temas pueden conversarse en otros momentos,
y no cuando se intenta enfocar la atención
en una reunión seria y rápida.
La mejor forma de poner el tono es iniciar
la reunión tan pronto como sea posible,
incluso si las personas que la integran aún
están acomodándose. En ausencia de una
discusión laboral, la gente se dedicará a
conversar de asuntos personales. Pero como
la intención es convertir este momento en la
toma de decisiones clave para el trabajo que
todos desarrollan. Por eso, enfóquese en
ello, y todo el resto quedará para otros
momentos.
- Guiar la reunión en vez de sólo
asistir a ella
Si usted se sienta y espera que la reunión
se lleve sola, puede dirigirse en un millón
de direcciones distintas al mismo tiempo. En
vez de esto, trate de tomar el control de la
reunión tan pronto como sea posible. Esto no
significa que hay que ser un dictador. Sólo
es necesario asegurarse de que el ritmo
continúa hacia un punto final determinado.
Aprenda a mantener las reuniones breves y
enfocadas. Para comenzar, aclare las metas
de este encuentro y asegúrese de que sean
reiteradas todo lo necesario, especialmente
cuando sienta que la conversación se está
saliendo de foco. Usted no necesariamente
tiene que ser la persona más importante de
la sala para recordar casualmente a los
demás cuáles son las metas propuestas.
- Pedir respuestas antes de la reunión
La mayor parte de las reuniones se llevan a
cabo para llegar a alguna clase de
resolución o consenso. Son raros los casos
en que se presenta información completamente
nueva y se toman decisiones al calor del
momento, sobre tópicos que no se habían
planificado. Por lo general, sabemos qué
respuesta estamos buscando incluso antes de
que se inicie la reunión.
En vez de ir a través del proceso de
presentar las condiciones y debatir las
soluciones
potenciales, ¿por qué no preguntar a cada
uno cuál es su respuesta antes de la cita
laboral? Esto le permitirá pasar de
presentar información a decidir un curso de
acción, que es para lo cuál tiene mayor
sentido una reunión.
- Evitar las discusiones inconducentes
Mantenerlos a todos enfocados en el tópico
es tan importante como estar armado con
respuestas. Es fácil que dos personas
comiencen una discusión fuera del tema o que
no se relaciona con nadie más en la sala. Lo
mejor que se puede hacer en esta situación
es sugerir que continúen su discusión a
solas y cuando les sea posible, después de
la reunión.
No se gana nada con observar a dos personas
discutir sobre algo que no tiene nada que
ver con lo que ocupa a todos. En el mejor de
los casos es una pérdida de tiempo que debe
eliminarse.
- Invitar sólo a las personas
necesarias
Otra forma de lograr efectividad y rapidez
en las reuniones es invitando a la menor
cantidad posible de personas al encuentro.
No se trata de una fiesta, sino de una
reunión de negocios. No es necesario, por
tanto, que hayan muchas personas para
"mejorar" el evento. Se trata de eficiencia.
Las mejores reuniones tienen la menor
cantidad de participantes posibles, que
están
directamente relacionados con la toma de
decisiones. Hay una fórmula básica que usted
puede usar aquí: cada persona extra que
invite hará que la reunión se alargue y
pierda efectividad.
Menos es más
Crear una reunión no es una meta, sino una
táctica para lograr una meta. Todo lo que
usted haga para reducir el número de
reuniones, o al menos el tiempo que se pasa
en ellas, significa tiempo para aplicar en
que el trabajo efectivo se haga.
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